Verfahren zur Einholung einer Apostille

Allgemeine Informationen

Die Echtheit einer amerikanischen Urkunde (z.B. Geburts- oder Heiratsurkunde) wird durch die Innenbehörden des ausstellenden Bundesstaates mit einer sogenannten Apostille bestätigt.
In allen Fällen muß den Urkunden ein Schreiben in englischer Sprache beigefügt werden, in dem um die Einholung einer Apostille entsprechend des Haager Übereinkommens gebeten und das Land genannt wird, in dem die Dokumente vorgelegt werden sollen. 


Dokumente, welche die Apostille erhalten sollen, müssen mit der Originalunterschrift eines registrierten Notars oder eines Beamten des US-Bundesstaates versehen sein, der im Büro des Department of State bzw. Secretary of State bzw. Department of the Treasury registriert ist.


Sofern auf Personenstandsurkunden die ausstellende Person nicht eigenhändig unterschrieben hat, sondern sich deren Unterschrift als Faksimile-Unterschrift auf der Urkunde befindet, muß vor Überbeglaubigung noch zusätzlich die eigenhändige Unterschrift des Ausstellers eingeholt werden.


Die nachfolgenden Informationen beziehen sich ausschliesslich auf die Staaten New York, New Jersey, Pennsylvania und Connecticut. Angaben zu den Apostillebehörden in den anderen US-Bundesstaaten finden Sie hier: Info Apostille

US-Bundesstaat New York


Geburts-, Sterbe- und Heiratsurkunden müssen zunächst von einem County Clerk oder New York State Official überbeglaubigt werden. Eine Geburts- oder Sterbeurkunde muss darüber hinaus einen sogenannten letter of exemplification ausweisen, der von der Behörde ausgestellt wird, die auch die Urkunde ausstellt. Universitäre und andere Urkunden müssen zunächst vom Notary Public beglaubigt und diese Beglaubigung dann wiederum vom County Clerk überbeglaubigt werden.
Alle Urkunden müssen anschließend zusammen mit dem ausgefüllten Antragsformular zur Einholung der Apostille an das Department of State in New York City gesandt werden. Die Adresse für das Stete Department lautet:

New York Department of State
Division of Corporations, State Records,
and Uniform Commercial Code
99 Washington Avenue, 6th Floor
Albany, NY 12231
Website:
New York Department of State

Urkunde und Antragsformular kann auch persönlich bei einer der folgenden Stellen abgegeben werden:

Albany
New York Department of State
Division of Corporatins, State Records
and Uniform Commercial Code
99 Washington Avenue, 6th Floor
Albany, NY 12231
Hours 9:00 a.m. - 3:30 p.m.
Tel.: (518) 473-2492

New York City
New York Department of State
Division of Licensing Services
123 William Street, 2nd Floor
New York, NY 10038
Öffnungszeiten: 9:00 a.m. - 3:30 p.m.
Tel.: (212) 417-5747

Die Gebühr beträgt US$ 10,-- pro Dokument.

US-Bundesstaat New Jersey

Personenstandsurkunden (s. Hinweis) und sonstige durch einen Notary Public beglaubigten Dokumente müssen zwecks Einholung der Apostille an das Department of the Treasury in Trenton gesandt werden.

Department of Treasury
Division of Revenue
PO Box 452
Trenton, NJ 08625-0452
Tel.: (609) 633-8257
Webseite: State of New Jersey

Die Gebühr beträgt US$ 5,--; sofern die Beurkundung im Rahmen einer Adoption erfolgt, in allen anderen Fällen US$ 25,--.
Express Service ist möglich und kosten zusätzlich US$ 15,-- Gebühr pro Dokument.

Dieser Express-Service garantiert die Bearbeitung binnen 8,5 Arbeitsstunden und kann persönlich oder durch jeden Nachtkurier mit Ausnahme des United States Postal Services angefordert werden.

Die Adresse für Express-Service lautet:
State of New Jersey
Division of Revenue and Enterprise Services
33 West State Street, 5th Floor
Trenton, NJ 08608
Attn: Notary Unit

Hinweis: Die Erteilung einer Apostille kann nicht auf von örtlichen Gemeindeverwaltungen ausgestellten Personenstandsurkunden erfolgen, sondern nur auf von der Gesundheitsbehörde in Trenton ausgestellten Personenstandsurkunden (Geburts,- Heirats-, Sterbeurkunde).


US-Bundesstaat Pennsylvania

Die Einholung der Apostille kann direkt erfolgen bei:

Department of State
Bureau Of Commissions
Room 210, North Office Building
Harrisburg, PA 17120
Öffnungszeiten: 8:30 a.m. - 4:00 p.m.
Webseite: State of Pennsylvania

Die Gebühr beträgt US$ 15,-- pro Dokument.

Den Urkunden muss folgendes beigefügt werden:

  • Ein Anschreiben, welches Namen, Adresse und das Land in dem das Dokument verwendet wird, beinhaltet. Es wird empfohlen, das dafür bereitgestellte Formular zu nutzen.
  • Ein Scheck, Money Order oder Cashier's Check ausgestellt auf "Commonwealth of Pennsylvania" in Höhe von US$15,-- pro Dokument.
  • Ein an sich selbst adressierter und frankierter Rückumschlag.


US-Bundesstaat Connecticut

Die Einholung der Apostille kann direkt erfolgen bei:

Authentications and Apostilles
Secretary of the State
P.O. Box 150470
Hartford, CT 06115-0470
Tel.: (860) 509-6100
Webseite: State of Connecticut

Die Gebühr beträgt US$ 15,--, sofern die Beurkundung im Rahmen einer Adoption erfolgt, in anderen Fällen US$ 40,--.

Mit den Dokumenten muss ein Anschreiben eingeschickt werden, welches namen, Firmenname (falls zutreffend), Adresse, Telefonnummer und das Land in dem das Dokument verwendet werden soll, beinhaltet. Es wird empfohlen, das dafür bereitgestellte Formular zu nutzen.

Schecks, Visa, MasterCard und American Express sind die akzeptierten Zahlungsmittel. Bargeld wird nicht akzeptiert. Schecks müssen auf "Secretary of State" ausgestellt werden.

ZUR BEACHTUNG:
In allen Fällen muss den Urkunden ein Schreiben in englischer Sprache beigefügt werden, in dem um die Einholung einer Apostille entsprechend der Haager Konvention gebeten und das Land genannt wird, in dem die Dokumente vorgelegt werden sollen.

Dokumente, welche die Apostille erhalten sollen, müssen mit der Originalunterschrift eines registrierten Notars oder eines Beamten des jeweiligen US-Bundesstaates versehen sein, der im Büro des Department of State bzw. Secretary of State bzw. Deparment of the Treasury registriert ist.

Sofern auf Personenstandurkunden die ausstellende Person nicht eigenhändig unterschrieben hat, sondern sich deren Unterschrift als Faksimile-Unterschrift auf der Urkunde befindet, muss vor Überbeglaubigung noch zusätzlich die eigenhändige Unterschrift des Ausstellers eingeholt werden.

Alle Angaben in diesem Merkblatt beruhen auf Erkenntnissen und Einschätzungen des Generalkonsulats zum Zeitpunkt der Textabfassung. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit, insbesondere wegen zwischenzeitlich eingetretener Veränderungen, kann jedoch keine Gewähr übernommen werrden.

Apostille

Das Empire State Building leuchtet bei Nacht in den Farben Schwarz, Rot und Gold.