Beurkundung, Beglaubigung

Allgemeine Informationen
Sie sollen vor einem Konsularbeamten einer deutschen Auslandsvertretung ein Dokument unterschreiben?
Die nachfolgenden Informationen sollen Ihnen veranschaulichen, dass es im deutschen Recht grundsätzlich zwei verschiedene Formen der Erstellung öffentlicher Urkunden gibt: Die Form der Unterschriftsbeglaubigung und die Form der notariellen Beurkundung. Bei beiden Formen erfolgt die Unterzeichnung eines Dokuments. Gesetzgeber und Rechtsprechung legen fest, wann welche Form Anwendung findet.

Unterschriftsbeglaubigung
Die Unterschriftsbeglaubigung ist die "einfachere" Form. Mit der Unterschriftsbeglaubigung bestätigt der Notar bzw. Konsularbeamte, dass die genannte Person das Dokument vor ihm unterzeichnet hat. Die Unterschrift muss persönlich vor dem zuständigen Konsularbeamten geleistet oder vor ihm anerkannt werden.
Eine Belehrung über die rechtliche Bedeutung des zu unterzeichnenden Dokuments findet nicht statt.
In vielen Fällen ist die Unterschriftsbeglaubigung ausreichend, um ein Dokument rechtlich wirksam werden zu lassen.

Einige Beispiele hierfür sind:
- Genehmigungserklärung: Erklärung, mit der ein Vertretener einen in Deutschland bereits unterzeichneten Vertrag im Nachhinein genehmigt;
- "einfache" Vollmachten: Vollmachten, in denen sich der Vollmachtgeber weniger stark bindet, z. B. widerrufliche Vollmachten für ein einzelnes Rechtsgeschäft
- Handelsregistereintragungen
- Beantragung eines Führungszeugnisses
- Erklärung zur Ausschlagung einer Erbschaft

Zur Unterschriftsbeglaubigung bringen Sie bitte mit:
- das zu unterzeichnende Dokument;
- bei Genehmigungserklärungen auch den bereits geschlossenen Vertrag;
- ein gültiges amtliches Ausweispapier mit Lichtbild (Reisepass, Personalausweis oder US-Führerschein);
- falls Sie nicht im eigenen Namen, sondern im Namen z. B. einer Firma, eines Mündels, etc. unterschreiben, zusätzlich einen Nachweis (im Original oder beglaubigter Kopie) darüber, dass Sie berechtigt sind, die Firma / die Person zu vertreten;

Die Gebühr für eine Unterschriftsbeglaubigung orientiert sich am Wert des Rechtsgeschäfts, für das Sie die Urkunde benötigen und kann zwischen 15 EUR,- und 250,- EUR betragen. Die Gebühr wird zum jeweiligen Tageskurs der zuständigen deutschen Auslandsvertretung in US-Dollar umgerechnet und kann nur bar oder per money-order in US-$ beglichen werden. Kreditkarten können nicht akzeptiert werden. Schecks werden grundsätzlich ebenfalls nicht angenommen, sie können nur in Einzelfällen nach vorheriger Absprache akzeptiert werden.

Unterschriftsbeglaubigungen können (zu den gleichen Gebühren) auch von den deutschen Honorarkonsuln vorgenommen werden.
Eine Unterschriftsbeglaubigung kann in der Regel auch durch einen amerikanischen "notary public" vorgenommen werden. Bitte klären Sie vorab mit der Stelle in Deutschland, der das Dokument vorgelegt werden soll, ob dies akzeptiert wird. Die Behörde in Deutschland, der das Dokument vorgelegt wird, kann dann zusätzlich auf Beschaffung einer "Apostille" bestehen, die durch den Secretary of State des Bundesstaates ausgestellt wird, in dem der „notary public“ seinen Sitz hat.

Notarielle Beurkundung
Die Beurkundung ist die "stärkere" Form bei der Vornahme von Rechtsgeschäften. Auch bei der Beurkundung bestätigt der Konsularbeamte die Identität des Erklärenden, zusätzlich ist er (wie ein deutscher Notar) verpflichtet, den Unterzeichnenden über die rechtliche Bedeutung und die Konsequenzen seiner Erklärung zu belehren.
Eine Beurkundung wird von der zuständigen deutschen Auslandsvertretung aufgrund der von Ihnen gemachten Angaben vorbereitet, in manchen Fällen (aber nicht notwendigerweise) anhand des Entwurfs eines deutschen Notars oder Rechtsanwalts. Die Beurkundung muss vorbereitet werden und kann nur nach vorheriger Terminabsprache vorgenommen werden. Die zuständige deutsche Auslandsvertretung wird dabei auch prüfen, ob sie die gewünschte Beurkundung tatsächlich durchführen kann oder Sie an eine andere deutsche Vertretung in den USA weiter verweisen muss.
Einige Beispiele für zu beurkundende Rechtsgeschäfte sind:
- unwiderrufliche Vollmacht für Grundstücksveräußerungen
- eidesstattliche Versicherung (z. B. in Rentenangelegenheiten, bei Führerscheinverlust, etc.)
- Antrag auf Erteilung eines Erbscheins
- Antrag auf Erteilung eines Testamentsvollstreckerzeugnisses
- Kaufvertrag über ein Grundstück
- Schenkungsvertrag über ein Grundstück
- Erbteilsübertragung
- Vaterschaftsanerkennung
- Unterhaltsverpflichtung

Zur Beurkundung bringen Sie bitte mit:
- ein gültiges amtliches Ausweispapier mit Lichtbild (Reisepass, Personalausweis oder US-Führerschein)
- falls Sie nicht im eigenen Namen, sondern im Namen z. B. einer Firma, eines Mündels, etc. unterschreiben, zusätzlich einen Nachweis (im Original oder in beglaubigter Kopie) darüber, dass Sie berechtigt sind, die Firma / die Person zu vertreten,
- weitere Dokumente nach vorheriger Absprache mit dem beurkundenden Konsularbeamten

Die Gebühr für eine Beurkundung hängt vom jeweiligen Rechtsgeschäft ab und kann bei Terminabsprache erfragt werden. Die Gebühr wird zum jeweiligen Tageskurs in US-$ umgerechnet und ist bei der Beurkundung in bar oder per money-order in US-$ zu begleichen. Bei vorheriger Absprache können seltenen in Einzelfällen auch persönliche Schecks akzeptiert werden.

Die notarielle Beurkundung kann nicht von einem deutschen Honorarkonsul oder von einem „notary public“ vorgenommen werden.